Oportunidades empresariales de la Gestión Documental

El conocimiento es fundamental para una organización.Este conocimiento se construye sobre la experiencia de sus colaboradores y sobre la información que la compañía posee. La forma correcta de crear conocimiento con esa data es utilizar un gestor de contenido.

Las compañías acumulan información, es decir data permanente, y esta solo crece, pero ¿Cómo convertir ese pasivo en un activo? primero debe digitalizarse. Las empresas deben buscar un digital workplace y una forma de hacerlo es eliminar el papel. De esta forma todo el espacio físico y el tiempo que requiere el papel en pasar de manos se reduce significativamente.

Una vez que la data es digitalizada, esta debe ordenarse. Hablamos de la Gestión Documental (Gestión de Contenido Empresarial "Enterprise Content Managment o ECM por sus siglas en inglés).

¿En qué consiste la gestión documental? En contar con toda la data de la organización en un mismo lugar, miles, cientos de miles de documentos, agrupados por un software y una plataforma como la nube, que permite y favorece este tipo de operaciones.

En muchas compañías, la información importante sobre estrategias y planes de diversas áreas operativas (finanzas, recursos humanos o marketing) están en USB, correos electrónicos, carpetas en los ordenadores personales o de trabajo de los trabajadores. Esto significa que la data está desconectada, posiblemente con versiones distintas de un mismo documento y vulnerable a una infinidad de ciberataques.

Para evitar los riesgos antes mencionados, la gestión documental ofrece una serie de ventajas, de las cuales podemos mencionar:

Data segura

Asegura la data de la empresa, pero también de sus stakeholders, especialmente el más importante: sus clientes o usuarios. Así toda la información se coloca en un mismo lugar desde el que se puede acceder de manera rápida y segura. Además es la organización la que decide qué documento o fichero está a disposición de cada usuario.

Mayor productividad: colaboración

Esta organización documental permite que compartir documentos entre áreas y equipos sea mucho más eficiente. Esto quiere decir que más personas pueden conocer más sobre sus áreas y el negocio. Así se genera un ambiente colaborativo que impacta en la productividad. También privilegia el aprendizaje colectivo y la inteligencia colectiva. 

Dos cabezas son mejor que una, pero cientos son mucho mejor.

Mejores flujos de trabajo

Los documentos se pueden buscar rápidamente por categorías, incluso por palabras. Usando búsquedas instantáneas y filtros se facilita la recuperación del contenido importante. A esto se debe sumarse la posibilidad de la movilidad: integrar el acceso a dispositivos móviles para trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento.

Mayor rapidez

Sin tener que esperar envíos de contenido o documentos ni búsquedas complicadas por la capacidad de movilidad.

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