Tips para aumentar la productividad con BPM

Aumentar la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow es una forma de reducir las tareas que no añaden valor y utilizar el tiempo de una mejor manera.

A continuación te presentamos 8 consejos que te permitiran aumentar la productividad de tu equipo de trabajo a través de una herramienta de automatización de procesos de negocios (BPM).

TIP #1

Organiza tus tareas

La automatización del flujo de trabajo normalmente proporciona una lista de "Bandeja de entrada" o "Tareas pendientes" para cada usuario; en esta lista el miembro del equipo puede ver todas las tareas que le han sido asignadas, su prioridad y algunos datos relevantes sobre ellas. En suma, una vez realizada una tarea, es posible saltar inmediatamente a la siguiente tarea prioritaria, sin demora. Esto aumenta la eficiencia personal y del equipo; y por ende la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Ejemplo: 

Tiene un equipo de ventas que tiene que seguir varias oportunidades comerciales. ¿Estás seguro de que las están siguiendo a todas? ¿En qué orden? 

TIP #2

Pasar las tareas a la siguiente persona

Una vez que se hace una tarea, muchas veces la instancia de proceso duerme durante un tiempo antes de pasarla a la siguiente persona para realizar la siguiente tarea. Cuando se automatiza el flujo de trabajo, el motor de proceso mueve automáticamente la instancia del proceso a la siguiente persona y la pone en su Bandeja de entrada (o en su lista de tareas pendientes).

Ejemplo: tienes un proceso de solicitud de compra. Una vez que haya revisado y aprobado la solicitud, otra persona debe solicitar cotizaciones de los proveedores. Entonces ¿Cómo hacerles saber que todo está listo para solicitar las cotizaciones? ¿Mandas un email? pérdida de tiempo en reescribir información.

Por otro lado, si simplemente hubieras presionado "Aprobar" y la instancia de proceso pasará a "Solicitar cotizaciones"estaría solucionado. La instancia de proceso ya estaría en la bandeja de entrada de quien debe solicitar las cotizaciones.

TIP #3  

Haz que el negocio fluja sin ti

Cuando la gente necesita preguntar ¿Qué tengo que hacer con esto? o ¿A quién debemos enviar esto? para completar sus tareas, significa que el negocio depende de usted. Es necesario formalizar los flujos de trabajo, definir y asignar las tareas correspondientes a cada miembro del equipo, el crear un diagrama de flujo usando BPM ayudará.

Un BPM asignará automáticamente las tareas de acuerdo al diagrama, y cuando se complete, asignará otra tarea a la siguiente persona en el flujo, sin tu intervención.

TIP #4  

Genera informes para tomar decisiones

La mayor parte del tiempo estamos construyendo los informes y consolidando la información cada vez que necesitamos tomar una desición. Y lo que es peor, muchas veces no tenemos tiempo para hacerlo, por lo cual, al final tomamos las decisiones sin ningún tipo de análisis, usando solo nuestra intuición. Los informes deben mostrar información relevante sobre los procesos para poder tomar desiciones, además deben de ser fácilmente accesibles y enviados periodicamente a quién los necesite.

TIP #5  

Centraliza tu información y documentos

Una de las peores formas de perder el tiempo es buscar documentos y archivos en nuestro email, el sistema de archivos de tu computadora, notebook, whatsapp, etc. La información relevante debe estar centralizada en un único lugar, con un potente buscador de texto completo para recuperarla inmediatamente.

Un sistema de Gestión de Procesos de Negocios con capacidades de gestión del conocimiento organizacional proveerá estás herramientas de forma totalmente integrada a los procesos. Las funciones de gestión documental te permitirán identificar las diferentes versiones rápidamente generando un aumento notorio de la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

En TecnoImplanta estamos al día en la evolución de las tendencias tecnológicas, somos expertos en asesorar, diseñar e implantar soluciones de BPM a la medida de tu empresa, consúltanos.