Automatización: transformación estratégica
A medida que tu negocio crece, la gestión del flujo de trabajo puede llegar a ser intimidante y es posible que no sepa por dónde empezar a controlar las cosas.
#1 Está ingresando los mismos datos en varios sistemas
Entonces,
¿Cómo funciona el flujo de trabajo en tu empresa? ¿Un analista de cierta área de la
empresa ingresa datos y luego ejecuta un informe para otra área de la empresa
para que una tercera área pueda actualizar la información a través de un cuarto
sistema?
Esto
puede haber funcionado para su negocio en algún momento, pero ahora está
causando un arrastre en el negocio. Los datos han proliferado y los esfuerzos duplicados
significan más trabajo para encontrar los datos correctos, más tiempo y
recursos desperdiciados. Cuando
cada departamento utiliza un sistema diferente para la entrada de datos, es
posible que ni siquiera se percate de que se está produciendo la duplicación
hasta que es demasiado tarde.
Una solución de software de gestión de procesos de negocio abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios. Por lo cual, permite gestionar el proceso de inicio a fin( ejecución, supervisión, control y mejoramiento continuo), coordinar roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos.
#2 Envío excesivo de documentos de Excel por correo electrónico para su aprobación
No es
de extrañar que las hojas de cálculo Excel mejoren la productividad. Estos han
sido el documento de negocios casi desde el inicio; sus características como el formato condicional y los gráficos de construcción, permiten organizar y presentar la información como
un profesional. Sin
embargo, las hojas de cálculo no hacen mucho por su negocio cuando saturan su
bandeja del correo electrónico. Las hojas de cálculo pueden presentar datos, no obstante cuando el documento es enviado a través de múltiples buzones de correo
electrónico para obtener la aprobación, la versión que reciba podría no incluir
los últimos cambios.
La
utilización de un BPM, te permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias,como un cambio en las reglas, notificaciones, excepciones o la transferencia de incidentes a un nivel superior.
#3 Sigue utilizando formularios en papel, Word o PDF.
Si ya
has tratado de evitar el papel y pasar a la parte digital, el siguiente paso
lógico fue probablemente formularios de Word y PDF. Es
posible que con estos formatos reduzca la cantidad de papel pero seguirá sufriendo los mismos dolores de
cabeza digitales.
Basarse en formularios impresos para el procesamiento de la información
significa:
- Aumentar el riesgo de errores
- Falta de responsabilidad y propiedad de los datos
- Espacio de almacenamiento adicional para archivos
Los
sistemas automatizados de flujo de trabajo reducen la cantidad de papeleo en tu
empresa. Todos los formularios son creados, completados y almacenados en un
lugar conveniente, ahorrando tiempo, dinero y recursos. No hay necesidad de contar con copias de
archivos en movimiento o descarga de softwares especiales, tus empleados tienen acceso a los formularios todo el día sin importar el lugar en el que
se encuentre.
#4 Tiene sistemas legados que no pueden ser adaptados o ampliados a nuevas oportunidades de negocio.
El
problema con los sistemas heredados, es que son demasiado rígidos para incluir las
nuevas oportunidades de negocio. En consecuencia, puede que sus distribuidores opten por el enfoque
más moderno de su competidor, resultando en ventas perdidas para el negocio.
Las nuevas
oportunidades significan nuevos desafíos, y los sistemas legados simplemente no
pueden hacer frente a las pruebas planteadas por los mercados de hoy en día. Sus
sistemas deben evitar la redundancia, los cuellos de botella y entregar:
- Transparencia
- Comunicaciones simplificadas
- Gestión del rendimiento
- Integración de sistemas
- Identificación de tendencias a través de Big Data
- Interfaces extensibles
- Interfaces móviles
- API de REST
Los
sistemas automatizados de gestión de procesos ofrecen todas estas soluciones en
un sistema integrado. Cuando surjan nuevas oportunidades de negocio, los
sistemas legados fallarán, pero las plataformas BPM se elevarán frente a la
situación.
#5 Tienes soluciones de puntos personalizados que son difíciles de mantener y modificar
¿Cuentas con un paquete de software personalizado para la contabilidad, otro para recursos humanos y una solución de software COBOL
personalizada totalmente diferente para el control de inventario, y sólo hay un
programador que entiende cómo funciona cada uno? Ten en cuenta de que el día
que el programador decida irse, no podrás hacer ningún cambio o incluso realizar el mantenimiento en el sistema.
Con el software integrado, podrás lograr objetivos de datos compartidos mucho más
eficientemente que un montón de pequeños sistemas de puntos personalizados.
Las
plataformas comunes y modernas reducen en gran medida el riesgo asociado con el
churn de desarrolladores clave. Los datos compartidos crean una herramienta de
gestión de procesos accesible a todos y evitan los problemas de cuellos de
botella que surgen de las soluciones puntuales.
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negocio con ProcessMaker, el BPM que te ofrece una solución de software de flujos
de trabajo de código abierto.
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