5 claves para implementar un BPM exitosamente

Gestión de procesos (BPM) es un gran concepto, el cual incorpora el análisis de procesos de negocios, automatización, optimización , diseño de flujos de trabajo y una estrategia de negocios. La comprensión del BPM y la elaboración de un mapa de antemano son esenciales para el éxito de su implementación, una vez que se ha aplicado adecuadamente, los beneficios pueden ser enormes.

Por lo general, una implementación de BPM comienza definiendo los pasos involucrados en un proceso de trabajo para determinar qué se puede mejorar, qué se puede automatizar y cómo se puede rastrear.

A continuación te presentamos 5 claves para la implementación exitosa de BPM.

1. Califique sus objetivos de antemano

Antes de implementar BPM, usted tiene que preguntar: "¿Por qué estamos haciendo esto?" La respuesta debe cubrir cosas como:

• ¿En qué proceso estamos enfocados?

• ¿El proceso cumple sus objetivos?

• ¿Qué aspectos del proceso necesitan mejoras?

• ¿Qué cambios mejorarían esos aspectos del proceso?

2. Educar y comunicar

La gestión y la aprobación y aprobación por parte de los ejecutivos son importantes. Pero también lo es la aceptación de los usuarios de primera línea que se ocuparán del proceso todos los días. Todos los involucrados deben entender los objetivos del BPM y deben sentirse cómodos proporcionando retroalimentación durante la planificación y la implementación. 

Averigüe cuáles son sus preocupaciones y aclare las ventajas que se espera que el BPM traiga. Comuníquese con su equipo de TI desde el principio. Incluso si no son directamente responsables del diseño de los flujos de trabajo, necesitan saber si se necesitarán cambios en la infraestructura de TI.

3. Selecciona tu BPM cuidadosamente

Hay un montón de gente dispuesta a decirle qué software necesita. En última instancia, usted y su equipo son los únicos que pueden determinar qué solución de software es la adecuada para sus necesidades. Su software debe permitir la colaboración, facilitar la comunicación, así como brindarle la posibilidad de definir sus flujos de trabajo sin tener que emplear a un programador o sacar a alguien de su equipo de TI. 

También debe ofrecerle amplias opciones de personalización, ya que sus procesos son únicos, y su solución BPM debe implementarse de manera única a la luz de estos.

4. Monitorear y medir después de la implementación

El BPM se enfoca en una base de compromiso con la mejora continua. Entienda su desempeño basal antes de implementarlo para tener algo contra el cual medir su desempeño después. Planifique la documentación de su BPM desde el principio. Es importante saber exactamente quién es afectado por qué etapa en un proceso y posteriormente pedir retroalimentación de estos. 

5. No pienses en un BPM como un "Proyecto"

Un BPM es más acerca de un viaje hacia la optimización de procesos y un enfoque para hacer que eso suceda. Un "proyecto" es demasiado limitado para lo que realmente es BPM, que es un sistema para anticipar y gestionar los cambios a medida que cambian las circunstancias que permite la tecnología.

BPM está diseñado para ayudar a su organización a obtener valor comercial y mejorar su ventaja competitiva. Requiere trabajo duro y la planificación, pero la mayoría de los esfuerzos vale la pena hacer.

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